Commencez par le lieu, pas par le matériel
Le lieu décide de ce qui est possible : où placer la scène, le son et la lumière, jusqu'où les camions peuvent arriver et comment les invités circulent. Visitez l'espace avec votre partenaire technique, ou faites-le relever, avant de valider un concept.
Accès et horaires
- Quels itinéraires et quelles tailles de véhicules peuvent atteindre la zone de scène ?
- Quels jours et à partir de quelle heure avez-vous le droit d'être sur place ?
- De combien d'heures le montage et le démontage ont-ils réellement besoin ?
- Lors des événements de plusieurs jours, l'espace est souvent reconstruit chaque jour : planifiez l'équipe et le repos autour du montage, de l'événement et du démontage, pas seulement de l'événement.
Limites sonores et heure de fin
Demandez au lieu, et pour les événements en plein air à la mairie, les limites sonores et l'heure de fin, par écrit. Concevez la sonorisation en fonction de ces limites plutôt que de les découvrir le soir même.
Électricité et groupes électrogènes
Évaluez la charge électrique totale du son, de la lumière, de la vidéo et du traiteur, ce que le lieu peut fournir et où un groupe électrogène est nécessaire. Séparez l'alimentation du son et celle du traiteur, et placez les groupes là où les invités ne les entendront pas.
Accroches et structures
Vérifiez où le lieu autorise les accroches et quelle charge il supporte. Les bâtiments historiques interdisent souvent les fixations : des structures posées au sol sont alors la solution, et elles demandent de la place et de l'anticipation.
Artistes, riders et backline
Récupérez les riders des artistes tôt. Un rider peut imposer le système son, la console et le backline, et les changements tardifs coûtent du temps et du budget.
Un plan pour la météo
Pour les événements en plein air, décidez à l'avance quoi faire en cas de vent, de pluie ou de chaleur : scène et positions son couvertes, câblage protégé, et l'heure limite de la décision finale.
Assurance et documents
Demandez tôt au lieu quels certificats et documents il exige, et pour quand. Certains lieux les réclament plusieurs jours, voire semaines, avant l'événement.
Un devis lisible ligne par ligne
- Des lignes séparées pour le matériel, l'équipe, le transport et l'hébergement, par jour et par zone.
- Une indication claire de ce qui est inclus et de ce qui ne l'est pas.
- Les conditions de paiement et d'annulation par écrit.
- Des quantités conformes au brief : si vous avez demandé uniquement l'éclairage de façade, le devis doit le refléter.
Le voir avant qu'il ne soit construit
Un modèle 3D du lieu permet de vérifier la scène, le son et la lumière, y compris leur rendu de nuit, avant toute installation.